COME GESTIRE I COLLABORATORI IN TEMPI DI SMART WORKING?
Come molti di coloro che hanno la fortuna di poter continuare a lavorare, da più di due mesi svolgo la mia attività di consulenza come responsabile delle risorse umane di un’azienda esclusivamente in regime di smart working.
Per me, che ho una certa età e lavoro quindi da molti anni, significa affrontare un cambio epocale nel giro di pochi giorni, e io stessa non riesco ad afferrarne tutta la portata. Fino allo scorso febbraio sapevo che esistevano skype e le videoconferenze, ma le avevo usate raramente; “zoom”? mai neanche sentita nominare. Adesso passo quasi tutte le mie giornate nello studio di casa attaccata al computer in videoconferenza, parlando con gli interlocutori i più diversi, spesso con un tono di voce troppo alto solo perché gli altri mi sembrano così lontani …
Anche se prima o poi torneremo a incontrarci negli uffici, il futuro imminente ci riserva grandi cambiamenti nella modalità di lavoro. Lo smart working rappresenta un’opportunità da cui non potremo- e non vorremo- tornare indietro, e probabilmente dovremo adottare soluzioni di lavoro miste, parte in presenza, parte in distanza. Come troveremo un equilibrio tra due situazioni assai diverso?
E poi, che ripercussioni avrà tutto questo sul modo di gestire le persone?
Per i manager si prospetta una grande sfida: quali nuove competenze e quali nuovi compiti li attendono? Come guidare in modo efficace un team a distanza?
Alcuni pensieri preliminari, suscitati dall’esperienza di questi giorni e dal confronto con colleghi.
Premessa: tutti i manager, in presenza o a distanza, devono articolare una visione e degli obiettivi per il loro team, comunicarli con decisione e chiarezza, preparare un piano di azione per raggiungere gli obiettivi, trovare “alleati” nella propria visione cui chiedere supporto, stabilire regole operative.
Inoltre devono selezionare (quando possibile) le persone giuste, cercare di motivare tutti, definire norme di comportamento e costruire fiducia; assegnare a ciascuno i propri obiettivi, preparare i collaboratori ad affrontare situazioni nuove, riconoscere e valorizzare i contributi di ciascuno.
Ma nella gestione a distanza manca un elemento determinante: l’osservazione fisica. Non è possibile vedere come i collaboratori si muovono, come interagiscono fra di loro e con il resto dei colleghi; non è possibile apprezzare le reazioni spontanee e immediate, captare le risposte non verbali. Tutto viene mediato dai mezzi tecnologici, le relazioni sono diverse.
C’è un presupposto importante: non dare per scontato che i collaboratori siano preparati ad affrontare questo drastico cambiamento, in cui vengono a mancare abitudini di lungo corso di convivenza e contatto, ancorché a volte difficili. Non basta insomma dare a ciascuno un pc portatile e uno smartphone e assicurare una infrastruttura informatica ben funzionante perché una persona si trasformi dall’oggi al domani in un efficiente lavoratore a distanza. Questo è un passaggio di consapevolezza fondamentale per sperare di avere successo.
Grande è l’impegno di organizzazione e comunicazione che attende il manager.
Cosa fare? Alcuni passi- chiave potranno aiutarci.
- Condividere le aspettative. E’ importante esplicitare molto bene ai membri del team le proprie aspettative, le azioni e i risultati attesi: non lasciare spazio per quanto possibile alle elucubrazioni solitarie, ai dubbi anche operativi. Avere chiarezza sui propri compiti e obiettivi aiuta a controllare l’incertezza e l’insicurezza in se stessi. Se possibile è utile anche dare informazioni di contesto, su quello che succede nel resto dell’azienda, sulle sue prospettive.
- Stabilire le norme di comunicazione. E’ altrettanto fondamentale esplicitare le norme di comunicazione per condividere le informazioni: chi coinvolgere e quando, che cosa dire e a che livello di interazione; quando e come usare le e-mail piuttosto che fare una telefonata, o scrivere semplicemente un messaggio. Quanto tempo sprechiamo a leggere delle e-mail operative con tantissime persone in copia, cui i dettagli non interessano minimamente? O viceversa, quante volte non ci arrivano informazioni che ci sarebbero utili?
- Organizzare meeting e riunioni. La preparazione aiuta moltissimo: imparare a condurre incontri strutturati, dando giusto spazio al coordinamento, ai contributi di tutti, alla discussione. Perciò pianificare bene ogni incontro, distribuire un’agenda chiara, assicurare il rispetto dei tempi. Attenzione anche a tenere in considerazione la curva dell’attenzione: quante volte ci distraiamo se chi prende la parola non la lascia più?
- Dare risalto all’individuo. Occorre sforzarsi di mettere in risalto le competenze di ciascuno, favorire la conoscenza del singolo collaboratore e valorizzare il suo contributo. Non dare l’impressione che tutto si perda nel calderone della lontananza.
Certamente tutto questo non è semplice. La gestione sarà resa ancora più complessa dal passaggio continuo distanza/ presenza, oppure da momenti in cui parte del team è presente, parte lavora a distanza. La flessibilità richiesta è grandissima, lo sforzo è notevole. Ma credo che ci dobbiamo provare.
E. Gatteschi
